Leitfaden: Reklamationen beim Produktmanagement anmelden

Zweck

Dieser Prozess stellt sicher, dass Produktmanagement und Vertrieb effizient zusammenarbeiten und Kundenanliegen schnell und zielgerichtet gelöst werden.

1. Welche Reklamationen gehören ins Produktmanagement?

Melde eine Reklamation nur dann an das Produktmanagement, wenn mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt ist:

A. Hoher wirtschaftlicher Schaden

Reklamationen mit deutlich erhöhtem Warenwert oder relevanten Folgekosten.
Beispiele: größere Chargenfehler, kostenintensive Fehlproduktionen, systematische Abweichungen.

B. Wiederkehrende Probleme bei einem spezifischen Artikel

Wenn derselbe Fehler oder dieselbe Beanstandung mehrfach auftritt und auf ein strukturelles Produktproblem hinweist.

2. Was passiert mit allen anderen Reklamationen?

Alle weiteren Reklamationen – insbesondere Einzelfälle mit geringem Warenwert oder klar lösbare Sachverhalte – werden nicht direkt beim Produktmanagement eingereicht.

Stattdessen gilt:

Handeln in eigenem Ermessen und Handlungsspielraum, oder Abstimmung mit der zuständigen Führungskraft im Vertrieb

Die Reklamation wird intern mit der jeweiligen Teamleitung bzw. dem verantwortlichen Vorgesetzten besprochen.

Ziel: eine schnelle, pragmatische und kundenorientierte Lösung sicherstellen – ohne unnötige Eskalationen oder Zeitverlust.

3. Warum dieser Prozess?

• Fokus des Produktmanagements auf Fälle mit strategischer Relevanz

• Schnellere Lösungswege für den Kunden

• Effizientere interne Abstimmung

• Klare Verantwortlichkeiten im Reklamationsprozess

4. Best Practice für den Vertrieb

• Vorab prüfen: „Ist das wirtschaftlich relevant oder ein wiederkehrendes Problem?“

• Bei Unsicherheiten: Führungskraft einbinden.

• Bei größeren oder wiederkehrenden Reklamationen - Dokumentation hier im Formular anfertigen (oder den QR Code nutzen), damit im Bedarfsfall das Produktmanagement schnell und bedarfsgerecht unterstützen kann.

Danke dir für deine Mithilfe!